รายงาน

ประเภทรายงาน

รายงานสามารถแบ่งออกเป็น 3 แบบ

รายงานคอลัมน์ ( Columnar report) เป็นรายงานแบบ 1 เรคคอร์ดต่อ 1 หน้ารายงาน

ภาพ 1 รายงานคอลัมน์

รายงานตาราง ( Tubular report) เป็นรายงานแบบแถวและคอลัมน์ ( row-column format)

ภาพ 2 รายงานตาราง

รายงานป้ายชื่อ ( Label report) เป็นรายงานสำหรับการพิมพ์ป้าย ( Label)

ภาพ 3 รายงานป้ายชื่อ

มุมมองของรายงาน

การทำงานกับรายงานมีมุมมอง 2 ประเภท

1. มุมมองแสดงผลรายงาน
2. มุมมองการสร้างรายงาน

มุมมองแสดงผลรายงาน

การแสดงผลของรายงานสามารถแบ่งออกเป็น 2 มุมมอง

1. มุมมองรายงาน เป็นการแสดงผลในรูปรายงาน
2. มุมมอง Print preview เป็นการแสดงผลภาพก่อนพิมพ์สำหรับสั่งพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์

มุมมองการสร้างรายงาน

1. มุมมองออกแบบ ( Design view) สำหรับการออกแบบและปรับปรุงรายงาน
2. มุมมองรายงาน ( Report view) สำหรับการแสดงผลของรายงาน
3. มุมมองผัง ( Layout view) สำหรับตรวจสอบการออกแบบ ด้วยการแสดงผลข้อมูล 1 เรคคอร์ด

การสร้างรายงาน

ในการสร้างและออกแบบรายงานจะต้องพิจารณาถึงข้อมูลและการแสดงผลที่ต้องการ โดยการเลือกแหล่งข้อมูลจากตารางข้อมูลหรือคิวรี่ที่เหมาะสม

รายงานสร้างจากแท๊บ Create ในกลุ่ม Report มีคำสั่งเครื่องมือสร้างรายงานให้เลือก

ภาพ 4 แท๊บ Create กลุ่มฟอร์ม สำหรับการสร้างรายงาน

การสร้างรายงานสามารถทำได้ 3 วิธีคือ

1. เครื่องมือสร้างรายงาน
2. Report Wizard คำสั่งสร้างด้วย Wizard
3. Report Design คำสั่งสร้างรายงานเปล่าในมุมมองออกแบบ

การสร้างรายงานด้วยคำสั่งเครื่องมือ

เครื่องมือสร้างรายงานเป็นคำสั่งรายงานแบบสำเร็จ

1. Report คำสั่งสร้างรายงานพื้นฐาน
2. Labels คำสั่งสร้างรายงานป้ายชื่อ
3. Blank Report คำสั่งสร้างรายงานเปล่าเหมือนคำสั่ง Report แต่เป็นมุมมอง Layout

วิธีการสร้างด้วยคำสั่ง Report

1. เลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่ที่เป็นแหล่งข้อมูลจาก Navigator pane
2. ที่แท๊บ Create ในกลุ่ม Report เลือกคำสั่ง Report
3. จากนั้นเมื่อ Field list เปิดขึ้นมาให้เลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดงผลวางลงบนรายงาน ตามปกติคำสั่งนี้จะสร้างเป็นรายงานแบบตาราง
4. เมื่อวางฟิลด์เสร็จให้จัดวางตำแหน่งและรูปแบบตามที่ต้องการ

หมายเหตุ รายงาน Blank Report ทำตามขั้นตอนเดียวกับคำสั่ง Report

วิธีการสร้างรายงาน Labels ( ป้ายชื่อ)

1. ที่เลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่ที่เป็นแหล่งข้อมูลจาก Navigator pane
2. ที่แท๊บ Create ในกลุ่ม Report เลือกคำสั่ง Labels
3. จากนั้นมีไดอะล๊อกของ Wizard สร้าง Label ให้ทำตามคำแนะนำจนถึงไดอะล๊อกสุดท้าย คลิก Finish

การสร้างรายงานด้วย Wizard

การใช้ Wizard ทำให้การทำงานสะดวกรวดเร็ว ซึ่งสามารถประยุกต์โดยการสร้างรายงานด้วย Wizard แล้ว นำมาดัดแปลงเป็นรายงานตามที่ต้องการได้

วิธีการสร้างด้วย Report Wizard

1. ที่เลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่ที่เป็นแหล่งข้อมูลจาก Navigator pane
2. ที่แท๊บ Create ในกลุ่ม Report เลือกคำสั่ง Report Wizard
3. จากนั้นมีไดอะล๊อกของ Wizard สร้างรายงาน ให้ทำตามคำแนะนำจนถึงไดอะล๊อกสุดท้าย คลิก Finish

การสร้างรายงานด้วยมุมมองออกแบบ

การสร้างรายงานโดยไม่ใช้ Wizard ทำได้โดยการสร้างรายงานเปล่าที่มุมมองออกแบบ แล้ววาง Text Box หรือตัว Control อื่นๆ เข้าไปในรายงาน

วิธีการสร้างรายงานด้วยมุมมองออกแบบ

1. ที่เลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่ที่เป็นแหล่งข้อมูลจาก Navigator pane
2. ที่แท๊บ Create ในกลุ่ม Report เลือกคำสั่ง Report Design

Microsoft Access จะสร้างรายงานเปล่าในมุมมองออกแบบ

ภาพ 5 การสร้างรายงานด้วย Design View

Microsoft Access จะสร้างรายงานเปล่าด้านมุมมองออกแบบ จากนั้นเลือกฟิลด์ต่างๆ ที่ใช้ในรายงานจากรายการฟิลด์ ( Field List)

การตั้งค่าผังของหน้า

เลือกแท๊บ Page Setup ภายใต้แท๊บ Report Design Tools รายการคำสั่งในกลุ่ม Page Layout ใช้ตั้งค่าผังของหน้าแสดงผล

1. ขอบกระดาษ ( Margin) ตั้งค่าขอบกระดาษ
2. ขนาดกระดาษ ( Paper Size) เลือกกระดาษขนาด เช่น A 4 , A 3
3. การวางรูปกระดาษ เลือกการวางแนวการพิมพ์เป็นแนวตั้ง ( Portrait) และแนวนอน ( Landscape)

ภาพ 6 แท๊บ ตั้งค่าการพิมพ์